Khi người dân thực hiện thủ tục sang tên, tặng cho, thừa kế, đính chính thông tin hoặc thay đổi mục đích sử dụng đất… thì cập nhật biến động tại Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) là bước quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều trường hợp VPĐKĐĐ ngăn chặn hoặc từ chối cập nhật biến động. Việc này khiến hồ sơ bị kéo dài, thậm chí phải làm lại từ đầu.

Nội dung trang

Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ: Khi nào VPĐKĐĐ được quyền từ chối cập nhật biến động theo quy định mới nhất năm 2025?

1. Căn cứ pháp lý mới nhất năm 2025

Hệ thống pháp luật điều chỉnh việc đăng ký biến động đất đai trong năm 2025 đã thay đổi mạnh mẽ so với các giai đoạn trước. Có thể hình dung nó như “bản đồ điều hướng mới” mà tất cả Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) phải tuân theo. Dưới đây là các văn bản pháp lý quan trọng và vai trò của từng văn bản:

1.1. Luật Đất đai 2024

Có hiệu lực từ 01/01/2025, đây là “đạo luật gốc” quy định toàn bộ hoạt động quản lý đất đai trên phạm vi cả nước.

Một số điểm liên quan trực tiếp đến đăng ký biến động:

Quy định mọi biến động về đất đai phải đăng ký (ngoại lệ rất ít).
Làm rõ quyền và nghĩa vụ khi chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, chuyển mục đích sử dụng đất.
Xác lập rõ điều kiện của thửa đất để được cấp sổ hoặc cập nhật biến động (không tranh chấp, không bị kê biên, đúng mục đích sử dụng…).
Từ năm 2025, nhiều thủ tục được bắt buộc thực hiện thông qua cơ sở dữ liệu đất đai điện tử.

Luật 2024 là căn cứ đầu tiên mà VPĐKĐĐ sử dụng để đánh giá xem một hồ sơ có đủ điều kiện cập nhật hay không.

1.2. Nghị định 101/2024/NĐ-CP

Đây là nghị định quan trọng nhất đối với đăng ký đất đai và đăng ký biến động.
Hiệu lực: 01/01/2025.

Nghị định quy định:

Thành phần hồ sơ đăng ký biến động đối với từng loại biến động (sang tên, tặng cho, tách thửa, thay đổi tài sản, đổi tên…).
Trình tự kiểm tra hồ sơ tại VPĐKĐĐ.
Nghĩa vụ của người sử dụng đất khi có thay đổi thông tin.
Các trường hợp VPĐKĐĐ được quyền trả lại hồ sơ.
Quy định về đo đạc – trích đo địa chính khi có biến động diện tích.
Việc sử dụng dữ liệu từ hệ thống thông tin đất đai quốc gia.

Đây chính là văn bản mà VPĐKĐĐ “soi chiếu” từng hồ sơ để quyết định có cập nhật biến động được hay không.

1.3. Thông tư hướng dẫn của Bộ TN&MT (dự kiến ban hành 2025)

Thông tư sẽ hướng dẫn chi tiết:

Mẫu biểu hồ sơ
Hướng dẫn kỹ thuật đo đạc
Cách thức thực hiện hồ sơ qua môi trường điện tử
Quy trình phối hợp giữa VPĐKĐĐ và UBND cấp xã

Dù chưa ban hành, nhưng thông tư này sẽ là “bộ công cụ” quan trọng giúp VPĐKĐĐ xử lý hồ sơ thống nhất trên toàn quốc.

1.4. Quy định địa phương của từng tỉnh/thành

Ngoài luật và nghị định, VPĐKĐĐ còn căn cứ vào:

Quyết định của UBND tỉnh
Bảng giá đất
Quy định về hạn mức giao đất – công nhận đất ở
Quy chế quản lý hệ thống một cửa
Quy trình nội bộ của Sở TN&MT

Những yếu tố này quyết định:

Một hồ sơ có cần đo đạc lại hay không
Điều kiện tách thửa từng địa phương
Mức phí – lệ phí khi thực hiện thủ tục

1.5. Các văn bản của cơ quan Tòa án – Thi hành án – Điều tra

VPĐKĐĐ có trách nhiệm tuân thủ các văn bản thông báo về:

Phong tỏa giao dịch
Kê biên tài sản
Áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời
Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận
Thông báo thụ lý tranh chấp đất đai

Đây là nhóm văn bản khiến VPĐKĐĐ ngay lập tức dừng cập nhật biến động cho đến khi có quyết định giải quyết cuối cùng.

1.6. Kết luận mở rộng

Có thể tóm lại: hồ sơ biến động năm 2025 chịu sự chi phối của một “hệ sinh thái pháp lý” rất rộng gồm Luật Đất đai 2024, NĐ 101/2024, thông tư hướng dẫn, quy định tỉnh và văn bản của cơ quan tố tụng. Vì thế, chỉ cần một mắt xích không đúng quy định, VPĐKĐĐ hoàn toàn có quyền ngăn chặn hoặc từ chối cập nhật biến động.

Văn phòng Đăng ký đất đai ngăn chặn cập nhật biến động trong trường hợp nào? [2025]

2. Các trường hợp VPĐKĐĐ được quyền ngăn chặn cập nhật biến động

Trong thực tế xử lý hồ sơ, Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) không phải lúc nào cũng được quyền cập nhật mọi yêu cầu biến động. Họ phải “soi” từng hồ sơ theo đúng Luật Đất đai 2024 và Nghị định 101/2024/NĐ-CP. Nếu phát hiện vi phạm hoặc rủi ro pháp lý, VPĐKĐĐ có quyền ngừng hoặc từ chối cập nhật.

Dưới đây là 6 nhóm trường hợp quan trọng, được mở rộng chi tiết nhất để bạn hiểu rõ vì sao hồ sơ bị ách lại.

2.1. Quyền sử dụng đất đang bị ràng buộc: thế chấp – kê biên – phong tỏa

Đây là nhóm lý do khiến hồ sơ bị từ chối nhiều nhất.

VPĐKĐĐ sẽ ngăn chặn cập nhật biến động khi:

Thửa đất đang thế chấp tại ngân hàng, nhưng chủ sử dụng chưa có văn bản giải chấp.
Tài sản đang bị kê biên để thi hành án.
Đất đang bị phong tỏa theo quyết định của Tòa án, Cơ quan điều tra, Cơ quan thi hành án.
Có văn bản yêu cầu tạm dừng giao dịch từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Khi đất đang bị ràng buộc, mọi hành vi chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế, thay đổi tài sản gắn liền với đất đều phải “đứng yên”.

Ví dụ thực tiễn

Một khách hàng sang tên đất có sổ hồng nhưng bị ngân hàng “treo” thế chấp từ 4 năm trước mà không tất toán. Dù người bán khẳng định đã trả nợ, nhưng do chưa có văn bản giải chấp, VPĐKĐĐ không thể cập nhật biến động. Chỉ khi ngân hàng xác nhận xóa thế chấp thì hồ sơ mới được tiếp tục.

2.2. Đất đang có tranh chấp hoặc đang được thụ lý

Theo Luật Đất đai 2024, đất đang tranh chấp là đất không đủ điều kiện để thực hiện các biến động.

VPĐKĐĐ sẽ từ chối khi phát hiện:

Có đơn tranh chấp mà tòa án hoặc UBND đã thụ lý.
Có văn bản yêu cầu tạm dừng giải quyết hồ sơ từ cơ quan thuộc hệ thống Tòa án, Thi hành án, Công an.
Có khiếu nại chưa xử lý xong liên quan đến ranh giới, diện tích, tài sản gắn liền với đất.
Có tranh chấp thừa kế đang giải quyết.

Lưu ý quan trọng

VPĐKĐĐ không cần xác định ai đúng – ai sai. Chỉ cần có văn bản thụ lý là đủ để dừng cập nhật biến động.

2.3. Hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ hoặc thông tin sai lệch

Đây là nhóm lỗi “nhỏ nhưng chặn đứng toàn bộ quy trình”. Thực tế các VPĐKĐĐ thường trả lại hồ sơ ngay khi phát hiện:

Thiếu hợp đồng công chứng hợp lệ.
Thiếu giấy tờ chứng minh tài sản (ví dụ: nhà xây mới chưa hoàn công).
Thiếu hồ sơ đo đạc khi có thay đổi ranh giới – diện tích.
Giấy tờ nhân thân cũ không còn khớp (đổi CCCD, đổi họ tên).
Hồ sơ thừa kế thiếu văn bản phân chia tài sản hoặc khai nhận di sản.
Chữ ký không đúng mẫu hoặc thiếu chữ ký của đồng sở hữu.

Một lỗi nhỏ gây “kẹt” lớn

Nhiều hồ sơ chỉ thiếu một tờ khai, hoặc người dân đổi CCCD nhưng không mang theo giấy xác nhận số cũ, dẫn đến hồ sơ phải bổ sung rồi nộp lại từ đầu.

2.4. Tự ý thay đổi mục đích sử dụng đất mà không có quyết định cho phép

Luật Đất đai 2024 quy định rõ: việc chuyển đổi mục đích sử dụng đất phải có quyết định của UBND cấp huyện.

VPĐKĐĐ sẽ từ chối cập nhật khi:

Chủ đất tự ý chuyển đất trồng cây lâu năm sang đất ở.
Tự ý xây nhà trên đất nông nghiệp.
Tự ý chuyển đất công cộng, đất kinh doanh sang đất ở.
Thay đổi mục đích sử dụng nhưng chưa đóng tiền sử dụng đất.

Cảnh báo thực tế

Hồ sơ sẽ không chỉ bị từ chối mà người sử dụng đất có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

2.5. Biến động diện tích – ranh giới nhưng không có trích đo địa chính

Mọi biến động liên quan đến hình dạng, diện tích lô đất đều phải có:

Trích đo bản đồ địa chính
Bản đồ hiện trạng vị trí
Bản trích lục địa chính phù hợp hệ tọa độ quốc gia

Nếu không có, VPĐKĐĐ không thể cập nhật vì dữ liệu bản đồ không thống nhất.

Trường hợp thường gặp

Tách thửa nhưng không đo đạc đúng quy chuẩn
Ranh đất bị lệch theo hiện trạng sử dụng
Diện tích thực tế lớn hơn hoặc nhỏ hơn trên sổ

2.6. Thông tin chủ sử dụng đất không khớp với cơ sở dữ liệu

Thông tin sai lệch khiến hồ sơ bị “đóng băng”. Các sai lệch phổ biến gồm:

Đổi tên nhưng không có quyết định hoặc giấy tờ chứng minh.
Số định danh/CCCD mới không trùng dữ liệu địa chính.
Đồng sở hữu nhưng thiếu người ký.
Thừa kế nhưng thiếu văn bản để xác định người đại diện.
Chủ đất đã chết nhưng chưa làm thủ tục sang tên thừa kế.

VPĐKĐĐ có trách nhiệm bảo đảm dữ liệu địa chính chính xác tuyệt đối, nên họ không thể cập nhật biến động khi thông tin chủ thể không rõ ràng.

3. Người dân cần làm gì khi hồ sơ bị từ chối cập nhật biến động?

Khi một hồ sơ nhà đất được gửi đến Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ), bộ phận chuyên môn như những “người gác cổng pháp lý” sẽ rà soát toàn bộ dữ liệu để biết quyền sử dụng đất có đang “bình yên” hay đang có vấn đề. Chỉ cần một trong các dấu hiệu dưới đây xuất hiện, mọi thủ tục sang tên, tách thửa, chuyển mục đích, đăng ký thế chấp đều phải dừng lại ngay lập tức.

3.1 Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền yêu cầu ngăn chặn

Đây là nhóm trường hợp “quyền lực cao nhất”, vì VPĐKĐĐ không có quyền tự quyết mà phải thực hiện ngay khi nhận được yêu cầu từ cơ quan nhà nước, như:

Tòa án nhân dân đang giải quyết tranh chấp đất đai, thừa kế, ly hôn có liên quan đến tài sản.
Cơ quan điều tra yêu cầu ngăn chặn để phục vụ điều tra hành vi lừa đảo, lạm dụng tín nhiệm, giả mạo hồ sơ đất đai.
Cơ quan thi hành án yêu cầu kê biên, xử lý tài sản để thi hành bản án.
Cơ quan thuế yêu cầu tạm dừng để xác minh nghĩa vụ tài chính.

Chỉ thị này giống như “đèn đỏ tuyệt đối”, VPĐKĐĐ không thể vượt qua.

3.2 Đất đang có tranh chấp thực tế

Khi có xác nhận của UBND xã/phường về việc đất đang xảy ra tranh chấp, VPĐKĐĐ có quyền từ chối cập nhật biến động để đảm bảo tài sản không bị tẩu tán.
Tranh chấp ở đây có thể là:

Tranh chấp ranh giới, diện tích.
Tranh chấp về quyền sử dụng đất sau ly hôn hoặc giữa anh em trong gia đình.
Tranh chấp mua bán – đặt cọc nhưng chưa hoàn tất.

Chỉ cần có xác nhận của chính quyền địa phương, thủ tục cập nhật gần như bị khóa lại.

3.3 Tài sản bị kê biên, phong tỏa

Nếu quyền sử dụng đất đang bị kê biên để thi hành án hoặc bị phong tỏa theo lệnh của cơ quan có thẩm quyền, VPĐKĐĐ không được phép:

Sang tên
Chuyển nhượng
Tách thửa
Chuyển mục đích
Đăng ký hoặc xóa đăng ký thế chấp

Trạng thái này được ghi thẳng vào hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai, ngăn mọi giao dịch.

3.4 Hồ sơ, giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc không hợp lệ

VPĐKĐĐ sẽ ngăn chặn khi phát hiện:

Giấy chứng nhận có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa.
Hồ sơ chuyển nhượng thiếu chữ ký, sai pháp lý.
Giấy tờ ủy quyền không hợp lệ hoặc đã bị thu hồi, hủy bỏ.

Khi nghi ngờ có hành vi lừa đảo, VPĐKĐĐ thường gửi công văn xác minh và tạm dừng cập nhật cho đến khi làm rõ.

3.5 Quyền sử dụng đất đang bị thế chấp mà không có sự đồng ý của bên nhận thế chấp

Nếu đất đang thế chấp tại ngân hàng hoặc cá nhân, mọi yêu cầu đăng ký biến động phải có:

Văn bản giải chấp, hoặc
Văn bản đồng ý cho thực hiện biến động của bên nhận thế chấp.

Nếu không có, VPĐKĐĐ lập tức từ chối để tránh rủi ro cho bên cho vay.

3.6 Đất thuộc diện thu hồi, giải tỏa, bồi thường

Trong một số trường hợp đất đã có:

Quyết định thu hồi, hoặc
Thông báo thu hồi và đã công khai cho người dân.

VPĐKĐĐ có thể ngừng cập nhật để đảm bảo công tác quản lý nhà nước và tránh việc chuyển nhượng “chạy thu hồi”.

3.7 Cơ quan nhà nước yêu cầu xác minh, thanh tra

Khi hồ sơ đang trong quá trình:

Thanh tra đất đai
Kiểm tra hành chính
Rà soát hồ sơ cấp sổ cũ

VPĐKĐĐ được quyền tạm thời “đóng băng” việc cập nhật cho đến khi có kết luận.

3.8 Yêu cầu ngăn chặn từ người có quyền lợi liên quan (trong một số trường hợp đặc biệt)

Ví dụ:

Người đồng sở hữu phản đối việc chuyển nhượng.
Người đang có quyền sử dụng hợp pháp khác (như người được tặng cho nhưng chưa sang tên) gửi đơn yêu cầu xác minh.

Tùy mức độ và căn cứ kèm theo, VPĐKĐĐ có thể tạm dừng để xem xét.

4. Trường hợp cần lưu ý đặc biệt năm 2025

Luật Đất đai 2024 tạo nhiều thay đổi:

Bỏ nhiều thủ tục con trước đây
Tăng thời hạn xử lý hồ sơ qua môi trường điện tử
Quy định rõ việc đăng ký đất đai là nghĩa vụ bắt buộc, không còn mang tính tự nguyện

Điều này đồng nghĩa VPĐKĐĐ sẽ kiểm soát chặt chẽ hơn việc cập nhật biến động.

5. Dịch vụ hỗ trợ cập nhật biến động – sang tên – đo đạc địa chính

Nếu bạn gặp khó khăn như:

Hồ sơ bị trả lại nhiều lần
Đất đang tranh chấp, bị kê biên
Tăng giảm diện tích nhưng không biết thủ tục đo đạc
Không rõ mình thiếu giấy tờ nào

Thông tin liên hệ:

Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luatsugantoi.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)