Luật sư Gần Tôi – Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin năm 2026
Cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin năm 2026 là gì?
Luật sư Gần Tôi – Cấp đổi sổ đỏ là thủ tục hành chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện nhằm thay thế Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được cấp nhưng bị rách, hư hỏng, cũ nát hoặc ghi sai thông tin.
Trong năm 2026, việc cấp đổi sổ đỏ trở nên cần thiết hơn do yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu đất đai, đồng bộ thông tin cá nhân (CCCD gắn chip) và bảo đảm giá trị pháp lý của giấy chứng nhận khi thực hiện mua bán, thế chấp, tặng cho, thừa kế. Thủ tục cấp đổi không làm thay đổi quyền sử dụng đất, mà chỉ điều chỉnh hình thức hoặc nội dung cho đúng với hồ sơ địa chính và thực tế sử dụng đất.
Các trường hợp được cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin năm 2026
Theo quy định pháp luật đất đai hiện hành và thực tiễn áp dụng năm 2026, người sử dụng đất được thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi thuộc một trong các trường hợp sau:
1. Sổ đỏ bị rách, hư hỏng, mờ thông tin
Sổ đỏ bị:
-
Rách, bong gáy, ố vàng
-
Mờ chữ, khó nhận diện thông tin
➡️ Trường hợp này, người sử dụng đất được quyền đề nghị cấp đổi để bảo đảm giá trị pháp lý của giấy chứng nhận.
2. Sổ đỏ được cấp theo mẫu cũ
Các sổ đỏ:
-
Được cấp theo mẫu cũ trước đây
-
Không còn phù hợp với hệ thống quản lý hiện hành
➡️ Có thể thực hiện cấp đổi sang mẫu giấy chứng nhận mới mà không làm thay đổi quyền sử dụng đất.
3. Sổ đỏ ghi sai thông tin người sử dụng đất
Bao gồm các sai sót về:
-
Họ, tên
-
Năm sinh
-
Số CCCD/CMND
-
Địa chỉ thường trú
📌 Nếu sai thông tin do lỗi của cơ quan cấp sổ, người dân không phải nộp lệ phí cấp đổi.
4. Sai thông tin về thửa đất hoặc tài sản gắn liền với đất
Như:
-
Sai diện tích, loại đất
-
Sai thời hạn sử dụng đất
-
Thông tin nhà ở, công trình xây dựng không chính xác
➡️ Được cấp đổi để chỉnh lý lại thông tin cho đúng thực tế.
5. Cấp đổi theo kết quả đo đạc, chỉnh lý bản đồ địa chính
Trường hợp:
-
Đo đạc lại theo bản đồ địa chính mới
-
Thay đổi số thửa, tờ bản đồ
➡️ Cơ quan đăng ký đất đai sẽ thực hiện cấp đổi sổ đỏ phù hợp với hồ sơ địa chính đã chỉnh lý.
👉 Lưu ý: Việc cấp đổi sổ đỏ không làm phát sinh nghĩa vụ tài chính mới về tiền sử dụng đất, trừ trường hợp có thay đổi diện tích do đo đạc lại.
Hồ sơ cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin năm 2026
Khi thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ, người sử dụng đất cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
1. Đơn đề nghị cấp đổi sổ đỏ
-
Sử dụng Mẫu đơn theo quy định của cơ quan đăng ký đất đai
-
Ghi rõ lý do cấp đổi: sổ bị rách, cũ, hư hỏng hoặc sai thông tin
📌 Lưu ý: Thông tin kê khai phải trùng khớp với hồ sơ địa chính để tránh kéo dài thời gian giải quyết.
2. Bản gốc sổ đỏ đã được cấp
-
Nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũ
-
Trường hợp sổ bị rách, hư hỏng vẫn phải nộp bản gốc còn lại
➡️ Đây là giấy tờ bắt buộc khi làm thủ tục cấp đổi.
3. Giấy tờ tùy thân của người sử dụng đất
Bao gồm:
-
CCCD gắn chip hoặc CMND còn giá trị
-
Sổ hộ khẩu (nếu được yêu cầu đối chiếu)
📌 Nếu sổ đỏ ghi sai thông tin cá nhân, cần nộp giấy tờ chứng minh thông tin đúng.
4. Giấy tờ chứng minh nội dung cần chỉnh sửa (nếu có)
Áp dụng khi:
-
Sai tên, sai số CCCD
-
Sai thông tin thửa đất, tài sản gắn liền với đất
Ví dụ:
-
Giấy khai sinh
-
Giấy xác nhận thay đổi thông tin cư trú
-
Hồ sơ đo đạc, bản vẽ hiện trạng
5. Văn bản ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thay)
-
Có công chứng hoặc chứng thực hợp pháp
-
Áp dụng khi người sử dụng đất không trực tiếp nộp hồ sơ
👉 Lưu ý quan trọng:
-
Hồ sơ cấp đổi sổ đỏ không yêu cầu hợp đồng công chứng
-
Không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính về tiền sử dụng đất (trừ trường hợp đặc biệt)
Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ đỏ khi bị rách, cũ, sai thông tin năm 2026
Luật sư Gần Tôi cho biết – Người sử dụng đất thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ cấp đổi sổ đỏ
Người sử dụng đất nộp 01 bộ hồ sơ tại:
-
Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện hoặc cấp tỉnh
-
Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất
-
Hoặc UBND cấp xã (đối với hộ gia đình, cá nhân tại địa phương có tiếp nhận hồ sơ)
📌 Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp phiếu hẹn trả kết quả.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Cơ quan đăng ký đất đai thực hiện:
-
Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ
-
Đối chiếu thông tin sổ đỏ với hồ sơ địa chính
-
Xác minh nội dung cần chỉnh sửa (nếu có)
➡️ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung.
Bước 3: Đo đạc, chỉnh lý thông tin (nếu cần)
Áp dụng khi:
-
Có sai lệch về diện tích, ranh giới
-
Cần cập nhật bản đồ địa chính mới
➡️ Cơ quan chuyên môn tiến hành đo đạc thực tế và chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Bước 4: Ký quyết định cấp đổi sổ đỏ
Sau khi hoàn tất việc thẩm tra:
-
Cơ quan có thẩm quyền ký Giấy chứng nhận mới
-
Thu hồi sổ đỏ cũ đã nộp
📌 Nội dung trên sổ đỏ mới sẽ được cập nhật, chỉnh sửa đúng theo hồ sơ hợp pháp.
Bước 5: Trả kết quả cho người sử dụng đất
Người sử dụng đất:
-
Nhận sổ đỏ mới theo phiếu hẹn
-
Ký xác nhận đã nhận kết quả
➡️ Trường hợp nộp hồ sơ tại UBND xã, sổ đỏ sẽ được trả qua UBND xã.
👉 Lưu ý:
-
Thủ tục cấp đổi sổ đỏ không làm thay đổi quyền sử dụng đất
-
Không ảnh hưởng đến các giao dịch đã xác lập hợp pháp trước đó
Thời gian giải quyết và lệ phí cấp đổi sổ đỏ năm 2026
1. Thời gian giải quyết cấp đổi sổ đỏ
Theo quy định và thực tiễn áp dụng, thời gian giải quyết thủ tục cấp đổi sổ đỏ như sau:
-
Không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
-
Không quá 17 ngày làm việc đối với các xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa
⏱️ Thời gian trên không tính:
-
Thời gian người dân bổ sung hồ sơ
-
Thời gian đo đạc thực tế (nếu có)
-
Thời gian nghỉ lễ, Tết theo quy định
2. Lệ phí cấp đổi sổ đỏ
Lệ phí cấp đổi sổ đỏ do HĐND cấp tỉnh quy định, mức thu phổ biến:
-
Từ 20.000 – 100.000 đồng/lần cấp đổi
-
Có thể cao hơn tại một số địa phương, nhưng nhìn chung không đáng kể
📌 Miễn lệ phí trong trường hợp:
-
Sai sót thông tin do lỗi của cơ quan nhà nước
-
Cấp đổi theo yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu địa chính
Xem thêm: Chủ nhà tự ý tăng giá thuê khi đang kinh doanh: Người thuê cần làm gì 2026
3. Có phải nộp tiền sử dụng đất khi cấp đổi sổ đỏ không?
➡️ Không phải nộp tiền sử dụng đất, thuế hay phí trước bạ khi:
-
Chỉ cấp đổi sổ đỏ do rách, cũ, sai thông tin
-
Không làm thay đổi diện tích, mục đích sử dụng đất
⚠️ Chỉ phát sinh nghĩa vụ tài chính nếu:
-
Diện tích tăng lên do đo đạc lại
-
Có phần đất sử dụng vượt hạn mức được công nhận
Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục cấp đổi sổ đỏ năm 2026 và cách tránh
Trong quá trình thực hiện thủ tục cấp đổi sổ đỏ, nhiều hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết do các lỗi sau:
1. Không nêu rõ lý do cấp đổi trong đơn
❌ Lỗi thường gặp:
-
Ghi lý do chung chung
-
Không phù hợp với thực tế sổ đỏ
✅ Cách tránh:
-
Ghi rõ: “Sổ đỏ bị rách, hư hỏng” hoặc “Sổ đỏ ghi sai thông tin cá nhân”
2. Thông tin kê khai không khớp với hồ sơ địa chính
❌ Ví dụ:
-
Sai họ tên
-
Sai số CCCD
-
Sai địa chỉ cư trú
✅ Cách tránh:
-
Đối chiếu kỹ thông tin trên sổ đỏ, CCCD và hồ sơ địa chính trước khi nộp
3. Không nộp giấy tờ chứng minh nội dung cần chỉnh sửa
❌ Lỗi:
-
Chỉ yêu cầu sửa thông tin nhưng không có giấy tờ chứng minh
✅ Cách tránh:
-
Chuẩn bị đầy đủ giấy khai sinh, giấy xác nhận thay đổi thông tin, hồ sơ đo đạc
4. Nhầm lẫn giữa cấp đổi và cấp lại sổ đỏ
❌ Lỗi:
-
Sổ bị mất nhưng lại làm thủ tục cấp đổi
⚠️ Lưu ý:
-
Cấp đổi: sổ còn nhưng bị rách, cũ, sai thông tin
-
Cấp lại: sổ đỏ bị mất
➡️ Nộp sai thủ tục sẽ bị trả hồ sơ.
5. Chưa hoàn tất nghĩa vụ tài chính liên quan đến đất đai (nếu có)
❌ Lỗi:
-
Còn nợ tiền sử dụng đất
-
Còn vướng tranh chấp
✅ Cách tránh:
-
Kiểm tra tình trạng pháp lý thửa đất trước khi nộp hồ sơ
6. Ủy quyền không hợp lệ
❌ Lỗi:
-
Giấy ủy quyền không công chứng/chứng thực
✅ Cách tránh:
-
Lập giấy ủy quyền hợp pháp theo quy định
Xem thêm: Luật sư Gần Tôi – Tranh chấp tiền đặt cọc trong hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh 2026
Câu hỏi thường gặp
1. Sổ đỏ bị rách một góc nhỏ có cần cấp đổi không?
➡️ Nên cấp đổi nếu:
-
Phần rách ảnh hưởng đến thông tin quan trọng
-
Sổ đỏ khó sử dụng trong giao dịch mua bán, thế chấp
📌 Thực tế, nhiều ngân hàng từ chối nhận thế chấp sổ đỏ bị rách.
2. Sổ đỏ ghi sai tên do đánh máy nhầm thì xử lý thế nào?
-
Được làm thủ tục cấp đổi để chỉnh sửa thông tin
-
Nếu lỗi do cơ quan cấp sổ, người dân không phải nộp lệ phí
➡️ Cần nộp giấy tờ chứng minh thông tin đúng (CCCD, giấy khai sinh…).
3. Cấp đổi sổ đỏ có cần công chứng hay xác nhận của xã không?
➡️ Không cần công chứng hợp đồng.
Chỉ cần:
-
Đơn đề nghị cấp đổi
-
Nộp trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND xã (nơi tiếp nhận hồ sơ).
4. Có thể ủy quyền cho người khác đi làm thủ tục cấp đổi sổ đỏ không?
➡️ Được phép, nhưng:
-
Phải có giấy ủy quyền hợp pháp
-
Có công chứng hoặc chứng thực theo quy định
5. Cấp đổi sổ đỏ có làm thay đổi quyền sử dụng đất không?
➡️ Không.
Cấp đổi chỉ nhằm:
-
Thay thế sổ cũ bằng sổ mới
-
Chỉnh sửa thông tin cho đúng
⚠️ Không làm thay đổi chủ sử dụng, mục đích sử dụng đất nếu không có căn cứ pháp lý khác.
6. Đang thế chấp sổ đỏ tại ngân hàng có cấp đổi được không?
➡️ Có thể, nhưng cần:
-
Văn bản đồng ý của ngân hàng
-
Phối hợp với Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý hồ sơ
7. Cấp đổi sổ đỏ mất bao lâu nếu có đo đạc lại?
-
Thời gian có thể kéo dài hơn 7 ngày làm việc
-
Phụ thuộc vào việc đo đạc, chỉnh lý bản đồ địa chính
📌 Tuy nhiên vẫn trong thời hạn giải quyết tối đa theo quy định.
Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 7916 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luatsugantoi.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)
