Mở đầu
Trong quá trình làm việc, nhiều người lao động có thể thay đổi nơi làm việc nhiều lần hoặc đồng thời làm việc cho nhiều đơn vị khác nhau. Chính vì vậy, không ít trường hợp phát sinh tình trạng đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) trùng thời gian. Đây là một vấn đề khá phổ biến nhưng lại khiến nhiều người lao động lúng túng khi phát hiện quá trình tham gia BHXH của mình có sự chồng chéo.
Nhiều người cho rằng khi đóng BHXH hai lần trong cùng một khoảng thời gian thì sẽ được tính gấp đôi thời gian tham gia hoặc được hưởng nhiều quyền lợi hơn. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành, thời gian tham gia BHXH bị trùng sẽ không được cộng dồn để tính hưởng các chế độ BHXH. Thay vào đó, cơ quan BHXH sẽ thực hiện điều chỉnh dữ liệu và hoàn trả số tiền đã đóng trùng theo quy định.
Vậy đóng BHXH trùng thời gian là gì? Nguyên nhân nào dẫn đến việc đóng trùng? Người lao động có được hoàn trả tiền đã đóng hay không? Hồ sơ và thủ tục xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Đóng BHXH trùng thời gian là gì?
Đóng BHXH trùng thời gian là trường hợp một người lao động có từ hai quá trình tham gia BHXH trở lên được ghi nhận trong cùng một khoảng thời gian.
Hiểu đơn giản, trong cùng một tháng hoặc nhiều tháng liên tiếp, hệ thống BHXH ghi nhận người lao động đang tham gia BHXH tại nhiều đơn vị sử dụng lao động khác nhau hoặc tham gia trên nhiều sổ BHXH khác nhau.
Ví dụ:
- Anh A làm việc tại Công ty X từ tháng 01/2025.
- Tháng 05/2025 anh A nghỉ việc và chuyển sang Công ty Y.
- Tuy nhiên Công ty X chưa thực hiện thủ tục báo giảm lao động.
- Trong khi đó Công ty Y đã đăng ký tham gia BHXH cho anh A từ tháng 05/2025.
Khi đó, từ tháng 05/2025 đến khi Công ty X báo giảm, anh A bị đóng BHXH trùng thời gian.
Theo quy định hiện hành, một khoảng thời gian tham gia BHXH chỉ được tính một lần để hưởng các chế độ BHXH. Do đó, thời gian đóng trùng sẽ không được cộng dồn khi tính hưởng chế độ hưu trí, bảo hiểm xã hội một lần hoặc các chế độ khác.
2. Những nguyên nhân phổ biến dẫn đến đóng BHXH trùng thời gian
2.1. Chuyển việc nhưng công ty cũ chưa báo giảm lao động
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất hiện nay.
Sau khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cũ có trách nhiệm thực hiện thủ tục báo giảm lao động với cơ quan BHXH. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều doanh nghiệp chậm thực hiện hoặc quên thực hiện thủ tục này.
Trong khi đó, doanh nghiệp mới đã đăng ký tham gia BHXH cho người lao động nên dẫn đến việc đóng BHXH tại hai nơi trong cùng một khoảng thời gian.
2.2. Có nhiều sổ BHXH
Một số người lao động được cấp nhiều sổ BHXH khác nhau do:
- Thay đổi thông tin cá nhân.
- Sai sót trong quá trình kê khai.
- Chưa cung cấp mã số BHXH cũ cho doanh nghiệp mới.
Khi các sổ BHXH này cùng phát sinh quá trình đóng bảo hiểm sẽ dẫn đến tình trạng đóng trùng.
2.3. Sai sót trong quá trình kê khai
Doanh nghiệp hoặc cơ quan BHXH có thể nhập sai thông tin người lao động, dẫn đến việc phát sinh nhiều mã số BHXH hoặc ghi nhận nhiều quá trình tham gia khác nhau.
2.4. Làm việc đồng thời tại nhiều đơn vị
Một số người lao động ký hợp đồng lao động với nhiều doanh nghiệp cùng lúc.
Nếu các đơn vị đều tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thì có thể phát sinh tình trạng đóng trùng và phải được điều chỉnh theo quy định pháp luật.
2.5. Sai sót trong quá trình gộp sổ BHXH
Khi thực hiện thủ tục gộp sổ, cơ quan BHXH có thể phát hiện các khoảng thời gian đóng bảo hiểm bị chồng lấn nhau giữa các sổ BHXH.
3. Đóng BHXH trùng thời gian có được hoàn trả tiền không?
Đây là vấn đề được nhiều người lao động quan tâm nhất.
Theo quy định của pháp luật BHXH, người lao động không được tính hai lần thời gian tham gia BHXH trong cùng một khoảng thời gian.
Tuy nhiên, phần tiền đã đóng trùng sẽ được cơ quan BHXH xem xét hoàn trả theo quy định.
Khoản tiền được hoàn trả bao gồm:
- Phần tiền BHXH bắt buộc.
- Phần tiền bảo hiểm thất nghiệp.
- Phần tiền do người lao động đã đóng.
Đối với phần đóng góp của doanh nghiệp, cơ quan BHXH sẽ thực hiện hoàn trả cho đơn vị sử dụng lao động theo quy định.
Như vậy, người lao động sẽ không bị mất toàn bộ số tiền đã đóng trùng mà vẫn có cơ chế xử lý để bảo đảm quyền lợi.
4. Cách kiểm tra mình có đang đóng BHXH trùng thời gian hay không
4.1. Tra cứu trên ứng dụng VssID
Người lao động có thể đăng nhập ứng dụng VssID để kiểm tra quá trình tham gia BHXH.
Nếu phát hiện cùng một thời điểm có nhiều quá trình tham gia BHXH tại các đơn vị khác nhau thì cần liên hệ cơ quan BHXH để được hỗ trợ.
4.2. Tra cứu trên Cổng Dịch vụ công BHXH
Người lao động có thể tra cứu thông tin tham gia BHXH bằng mã số BHXH trên hệ thống điện tử.
4.3. Kiểm tra khi chốt sổ BHXH
Nhiều trường hợp chỉ phát hiện đóng trùng khi thực hiện thủ tục:
- Chốt sổ BHXH.
- Gộp sổ BHXH.
- Hưởng BHXH một lần.
- Làm hồ sơ hưởng lương hưu.
5. Đóng BHXH trùng thời gian xử lý như thế nào?
Khi phát hiện có thời gian đóng BHXH bị trùng, người lao động cần thực hiện các bước sau:
Bước 1. Kiểm tra toàn bộ quá trình tham gia BHXH
Người lao động cần rà soát:
- Các đơn vị đã từng làm việc.
- Thời gian tham gia BHXH tại từng đơn vị.
- Mã số BHXH đang sử dụng.
- Các sổ BHXH đang có.
Bước 2. Thực hiện gộp sổ BHXH (nếu có nhiều sổ)
Nếu người lao động có nhiều sổ BHXH thì cần thực hiện thủ tục gộp sổ.
Sau khi gộp sổ, cơ quan BHXH sẽ xác định chính xác khoảng thời gian đóng trùng để xử lý.
Bước 3. Nộp hồ sơ đề nghị điều chỉnh
Người lao động nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đang quản lý hồ sơ.
Bước 4. Cơ quan BHXH kiểm tra và xác nhận
Cơ quan BHXH sẽ:
- Đối chiếu dữ liệu.
- Xác định thời gian đóng trùng.
- Điều chỉnh quá trình tham gia BHXH.
- Thực hiện thủ tục hoàn trả theo quy định.
Bước 5. Nhận kết quả giải quyết
Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người lao động hoặc đơn vị sử dụng lao động sẽ nhận được khoản tiền hoàn trả theo quy định.
6. Hồ sơ xử lý đóng BHXH trùng thời gian
Thông thường hồ sơ gồm:
Đối với người lao động
- Hồ sơ cơ bản thường bao gồm tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu do cơ quan BHXH ban hành. Đây là tài liệu quan trọng để cơ quan BHXH xác định nội dung đề nghị điều chỉnh và đối chiếu với dữ liệu đang quản lý.
- Cung cấp sổ BHXH nếu đang quản lý bản giấy hoặc các tài liệu liên quan đến quá trình tham gia BHXH. Trường hợp có nhiều sổ BHXH khác nhau, người lao động nên nộp toàn bộ các sổ để cơ quan BHXH thực hiện việc đối chiếu và gộp sổ theo quy định.
- Ngoài ra, người lao động cũng cần xuất trình căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ để xác minh thông tin cá nhân. Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan BHXH có thể yêu cầu bổ sung hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, quyết định tuyển dụng hoặc các giấy tờ khác nhằm làm rõ nguyên nhân dẫn đến việc đóng BHXH trùng thời gian.
Đối với doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trong quá trình xử lý hồ sơ. Tùy từng trường hợp, doanh nghiệp có thể phải cung cấp danh sách lao động tham gia BHXH, hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động hoặc các chứng từ liên quan đến việc đóng BHXH cho người lao động.
- Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trên hệ thống để xác định chính xác thời gian đóng trùng, từ đó thực hiện điều chỉnh quá trình tham gia BHXH và giải quyết việc hoàn trả số tiền đóng trùng theo quy định hiện hành.
7. Thời gian giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra và giải quyết theo thời hạn quy định.
Trên thực tế, thời gian giải quyết hồ sơ có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của từng trường hợp. Đối với những hồ sơ có đầy đủ giấy tờ, thông tin rõ ràng và chỉ liên quan đến một cơ quan BHXH quản lý, việc xử lý thường diễn ra nhanh hơn. Ngược lại, nếu quá trình tham gia BHXH của người lao động liên quan đến nhiều doanh nghiệp, nhiều địa phương hoặc nhiều sổ BHXH khác nhau thì cơ quan BHXH sẽ cần thêm thời gian để xác minh và đối chiếu dữ liệu.
Trong quá trình giải quyết, cơ quan BHXH có thể yêu cầu người lao động hoặc doanh nghiệp bổ sung các tài liệu liên quan nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có thông tin chưa thống nhất. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và xác nhận thời gian đóng trùng, cơ quan BHXH sẽ thực hiện điều chỉnh dữ liệu tham gia BHXH, cập nhật lại quá trình đóng bảo hiểm của người lao động và tiến hành các thủ tục hoàn trả số tiền đóng trùng theo quy định nếu đủ điều kiện.
Để theo dõi tiến độ giải quyết hồ sơ, người lao động có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ hoặc tra cứu thông tin thông qua các kênh dịch vụ công và ứng dụng VssID. Việc chủ động theo dõi sẽ giúp người lao động kịp thời bổ sung giấy tờ khi được yêu cầu và bảo đảm quyền lợi của mình được giải quyết nhanh chóng, đầy đủ.
8. Một số lưu ý quan trọng để tránh đóng BHXH trùng thời gian
Mặc dù việc đóng BHXH trùng thời gian có thể được cơ quan BHXH xử lý và hoàn trả khoản tiền đóng trùng theo quy định, nhưng quá trình thực hiện thường mất khá nhiều thời gian và công sức. Do đó, người lao động nên chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa để tránh phát sinh tình trạng này ngay từ đầu.
Trước hết, khi chuyển sang làm việc tại một doanh nghiệp mới, người lao động cần cung cấp chính xác mã số BHXH đang sử dụng. Việc sử dụng thống nhất một mã số BHXH trong suốt quá trình làm việc sẽ giúp cơ quan BHXH quản lý dữ liệu chính xác, đồng thời hạn chế nguy cơ phát sinh nhiều sổ BHXH khác nhau.
Bên cạnh đó, trước khi nghỉ việc tại doanh nghiệp cũ, người lao động nên theo dõi và yêu cầu đơn vị thực hiện đầy đủ thủ tục báo giảm lao động, chốt sổ BHXH theo quy định. Đây là bước quan trọng giúp bảo đảm quá trình tham gia BHXH được ghi nhận liên tục và tránh việc doanh nghiệp cũ tiếp tục đóng BHXH sau khi người lao động đã chuyển sang nơi làm việc mới.
Người lao động cũng nên thường xuyên kiểm tra quá trình tham gia BHXH của mình thông qua ứng dụng VssID hoặc các kênh tra cứu trực tuyến của cơ quan BHXH. Việc theo dõi định kỳ sẽ giúp phát hiện sớm các sai sót về thông tin cá nhân, thời gian đóng BHXH hoặc dấu hiệu đóng trùng để kịp thời yêu cầu điều chỉnh.
Trong trường hợp phát hiện mình đang có từ hai sổ BHXH trở lên, người lao động nên thực hiện thủ tục gộp sổ càng sớm càng tốt. Việc để tồn tại nhiều sổ BHXH trong thời gian dài không chỉ làm tăng nguy cơ đóng trùng mà còn có thể gây khó khăn khi giải quyết các chế độ BHXH như thai sản, bảo hiểm thất nghiệp, BHXH một lần hoặc lương hưu sau này.
Cuối cùng, người lao động cần lưu giữ đầy đủ các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc như hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định nghỉ việc và các thông báo từ cơ quan BHXH. Đây sẽ là những tài liệu quan trọng giúp chứng minh quá trình tham gia BHXH khi phát sinh tranh chấp hoặc cần thực hiện thủ tục điều chỉnh, xử lý thời gian đóng BHXH bị trùng.
9. Một số vấn đề thường gặp
9.1. Đóng BHXH trùng thời gian có được tính gấp đôi thời gian tham gia không?
Không. Thời gian đóng BHXH trùng chỉ được tính một lần.
9.2. Có được hoàn trả toàn bộ số tiền đóng trùng không?
Người lao động được giải quyết hoàn trả phần tiền đã đóng trùng theo quy định của cơ quan BHXH.
9.3. Bao lâu mới nhận được tiền hoàn trả?
Thời gian phụ thuộc vào quá trình xác minh và xử lý hồ sơ của cơ quan BHXH.
9.4. Có bắt buộc phải gộp sổ BHXH không?
Nếu có nhiều sổ BHXH thì người lao động nên thực hiện gộp sổ để bảo đảm quyền lợi và thuận lợi trong quá trình giải quyết các chế độ BHXH sau này.
Xem thêm tại: Cần lập 1 hợp đồng thử việc riêng hay không?
Kết luận
Đóng BHXH trùng thời gian là tình trạng không hiếm gặp, đặc biệt đối với những người lao động thường xuyên thay đổi nơi làm việc hoặc có nhiều quá trình tham gia BHXH khác nhau. Mặc dù thời gian đóng trùng không được cộng dồn để hưởng chế độ BHXH, nhưng người lao động vẫn có quyền yêu cầu cơ quan BHXH điều chỉnh dữ liệu và hoàn trả khoản tiền đã đóng trùng theo quy định.
Do đó, việc thường xuyên kiểm tra quá trình tham gia BHXH, sử dụng thống nhất một mã số BHXH và kịp thời thực hiện thủ tục gộp sổ là những giải pháp quan trọng giúp người lao động bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình, tránh phát sinh các vướng mắc khi hưởng chế độ BHXH trong tương lai.
Thông tin liên hệ:
Văn phòng Luật sư Châu Đốc – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
📍 Địa chỉ: 92/49/7/20 Nguyễn Thị Chạy, khu phố Chiêu Liêu, Phường Dĩ An, Thành phố Hồ Chí Minh.
📞 Điện thoại: 0987 79 16 32
✉️ Email: luattamduc.law@gmail.com
🌐 Website: luatsugantoi.vn
📘 Facebook: Luật sư Dân sự
🎵 TikTok: @luatsutuvantphcm
📍 Google Maps: Xem bản đồ
🕐 Thời gian làm việc: Thứ 2 – Thứ 7 (8:00 – 17:00)
